講演会の開催主催として準備するものは大きく2つ、講師に関わるものと会場設営に関わるもので分けることができます。講演会に必要な備品チェックリストを活用して、あとで「しまった!」とならないように準備しておきましょう。

セミナー会場、講師に関わるもの

舞台上で必要なもの

□パソコンなどの機器を使用するかどうか

使用するならば、投影に必要なプロジェクターとスクリーンは必要になります。

□パソコンを使用する場合、パソコンは講師が持ち込むのか、会場で準備をするのか

講師が持ち込む場合は、PCの種類やプロジェクターとの接続端子の形状まで確認。

□投影するデータに動画はあるか・音声データはあるのか

動画音声ありの場合 音声が会場に流せる設備、環境が必要です。

□ホワイトボードは使用するか

使用する場合、マーカーの色や太さなど講師側の希望があるかどうかを確認。

□レーザーポインターを使用するか

プロジェクターを使用する場合、指示する部分をわかりやすくするために、講師に使うかどうかを確認。

□スケッチブック

講師に残りの時間を伝えるために便利なので、確認しましょう。

□演台(レクチャー台)を使用するかどうか

演台を使わないケースは珍しいのですが念のために確認します。

□立って話をするか、着席して話をするか

着席を希望の場合、演台やレクチャー台の高さに合わせた椅子が必要です。

□マイクの希望はあるか

ハンドマイク(有線マイク・ハンドマイク)、ピンマイクなどお話される講師によって好みが別れます。またマイクスタンドの有無も確認します。

□配布物(レジュメ)があるかどうか

配布物がある場合、受講者・聴講者の人数分準備をする必要があります。人数が多い場合、準備に時間がかかったり、経費がかかることがありますので事前に必ず確認しておきましょう。

会場によっては、準備ができないものがあります。その際は必ず事前に講師と相談をしましょう。

控室にて準備するもの

□姿見・ハンガーラック

□お水やお茶などの飲み物

上記2つは準備をしておくとよいでしょう。講師によってはお菓子やお弁当などの有無、アイロン・加湿器などの準備を希望するがある場合があります。

会場設営に必要なもの

□看板類

  • 舞台上の会合看板
  • 講師の名前やテーマを掲げる懸垂幕や立て看板
  • 会場誘導用の看板(出入り口などに立てる)

□会場備品の確認・音響・照明機材確認

講師の準備物に合わせて会場に備品があるかどうか。もしなければ別途手配が必要です。

□当日のスタッフ人数の把握

  • 受講者の人数によって、受付の人数・会場の誘導の人数
  • 舞台上の運営スタッフなど必要な人数を事前に確認

□参加者名簿

当日どれだけ参加されるか、受付業務を行うために必要です。防犯・防疫の面でも参加者名簿は準備しておきます。


以上が講演会を開催するための準備物です。
早めに準備物チェックリストを作成して万全を期しましょう。