講演会の会場レイアウトとチェックポイント

講演会を開催する際に必ず悩むのが会場のレイアウト。参加者の人数にもよりますが、どんな形で客席をセッティングすればいいのか悩みますよね。また主催側としては、講師が最大のパフォーマンスを出せるような舞台側の演出や設定も求められます。
今回の記事では講演会の会場レイアウトと、舞台側の演出、設定についてわかりやすくお伝えします。

客席のレイアウト

会館やホールのような固定席ではなく、椅子や机を配置する必要がある会場では講演の内容によって代表的なレイアウト方法が3つあります。

シアター形式

講演会で多く採用されるレイアウトのシアター形式。登壇者の話を聴くことがメインのイベントではスタンダードなレイアウトで人気です。机を置かず、椅子だけを配置するため客席数をが多く確保できます。
一方的に進められる講演会においても、このシアター形式だと登壇者と参加者で質問や意見交換をしやすく、とてもオープンなイメージを与えます。
セッティングも椅子を並べるだけなので、準備や終了後の作業が非常に簡単です。

机が用意されていないので、メモを取るためのノートやパソコン(タブレットも)を置くスペースが無いところが参加者にとっては少し不満を感じる場合も。

スクール形式

講演会というより、勉強会や研修のような内容の場合はスクール形式がお勧めです。

講師やプロジェクターに投影された資料が見やすく、参加者も手持ちの資料やメモを取る、PCでタイピングしやすい環境です。 シアター形式と比較すると、隣同士に適度なスペースがあるのでパーソナルスペースを確保でき、精神的にも安心感を与えるとても便利なスタイルといえます。

スクール形式では、会場に机がある分どうしても収容人数が限られやすく、また机の準備、後片付けがありますのでどうしても手間がかかりますので要注意。

またPCを使う参加者は電源を求める場合が多いので、コンセントとタップを用意するもしくは各自で準備してもらうようなアナウンスをしておきましょう。

アイランド形式

アイランド=島というように、机を島に見立てて2台合わせて配置し、参加者同士が見合うような形で設営します。

アイランド形式は少人数で、グループワークやディスカッションが入るような勉強会や研修にお勧めです。お互いの顔を見ながら会話でき、コミュニケーションが増え、どうしても一方的に進みがちな講演会や研修でも盛り上がります。

その場合、どの席からも講師や投影資料が見えるよう配置を工夫するとよいでしょう。座席の位置によっては見づらい角度がありますので注意。

客席のレイアウトに関しては、講演会や目的によって適しているものと適していないものがあります。満足度の高い講演会を開催するためにも、どのような内容で開催するのが適しているのかを講師に確認しておきましょう。

舞台側(講師や出演者が話をするところ)のレイアウト

スクリーンなど投影機器がない場合

スクリーンなど投影機器を使用しない場合、登壇者が話す演台は舞台の真ん中に配置し、演台にはお水・おしぼり・時計・マイクを準備します。

マイクを使う場合、マイクスタンドがいるかどうか、マイクの希望があるか確認しましょう。ワイヤレスハンドマイクはマイクをもって歩き回る講師やホワイトボードに板書などをする場合によく使いますし、講師によってはピンマイクを希望する方もいますので、会場の備品は必ずチェックしてください。

装飾として舞台に花を飾る場合、演台の上手側(客席から舞台をみて右手側)に花台を置きその上に壺花を用意すると華やかになります。細やかな演出ですが、会場の雰囲気や参加者の気持ちも和らぎますよね。

ただし講師の方が花粉アレルギーかもしれませんので、お花を用意する場合は事前にアレルギーの有無を必ず確認してください。

登壇者がホワイトボードを使って話をされる場合、演台の影にならないようにすべての客席からホワイトボードが見える位置に配置します。

なお、演台の上手・下手(客席から舞台をみて左手)の決まりはありません。

なるべく後ろの客席まで文字が確認できるように、ホワイトボードマーカーは太いもので黒・赤・青の3色を準備します。もちろん開演前に試し書きをしてマーカーのかすれがないかどうかを確認しましょう。

スクリーンなど投影機器を使う場合

パソコンやタブレットなどを使用して、会場に投影をしながらお話をする場合、スクリーンをセンターに配置します。

演台はスクリーンに被らないように、上手または下手側に寄せます。このときに客席に向けて斜めに配置することで講師の顔も客席から見えます。

パソコンの操作を講師自身が行う場合は、演台にパソコンを設置します
※本人が操作しない場合は。操作する机を別途準備します。舞台の袖や客席などスクリーンの確認と講師の声や姿が見える位置が良いでしょう。

舞台に袖などがある場合、講師待機用の椅子を上手側の袖に用意します。ただし控室からの導線や会場の形状によって、必ずしも上手からの登場でなくてもかまいません。

講演会場がコンサートホールのような設備の整った会場であれば、演台に照明が当たるよう照明を入れると、スクリーンと講師両方が客席からよく見えます。

会合名を掲げるヨコ看板(舞台の上の方に横に吊り下げる看板)または講師の名前や演題(タイトル)などを掲げる懸垂幕(上から垂れ下げる)なども会場に設備があれば制作いただくと講演会の格式が高くように見えて、舞台の装飾としてとても見栄えが良くなるのでお勧めです。

講師に最大のパフォーマンスを発揮してもらうため、何より貴重な時間やお金を割いて参加してくださる方々の満足度を上げるためにも、会場の設営一つにも注意を払いましょう。

講演会インフォでは主催者の講演会に関するお悩み、不安をお聞きし、適切なアドバイスを無料で行なっております。講師の派遣も含めてサポートいたします。