講師が決定したら、早速依頼文を作成しましょう。
依頼文作成ポイントは、講演の概要がすぐにわかる内容にすること、そして承諾してもらえやすくすることです。

講演会の依頼文の書き方

講演依頼文例

●●先生

いつもお世話になっております。株式会社▲▲の□□と申します。

下記要項にて●●様に講演のご依頼にてご連絡致しました。
まだ決定のお話ではなく、ご相談の段階にて大変恐縮ではございますが、ご都合のほどいかがでしょうか。

主催担当者としては、是非先生にご依頼したいとのことでございますが、実行委員会形式にて計画をしております関係で、先生のご都合よろしければ会議にて承認をとることになります。

つきましては、主旨・日程・条件などご賛同いただけるようでしたら、1週間ほど仮のご予約をお願いしたく存じます。

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主催:○○○○
会合内容 : ●●○○について
日程:○年○月○日( ) □月□日( )のうち、ご都合のよろしい日で1日
時間:いずれも 13:00~14:30(90分間)
会場:ホテル○○○ (最寄り駅/●●より徒歩 ○分)
謝礼:◆◆万円(消費税・交通費別途)
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以上
何卒ご高配のほどよろしくお願いいたします。


弊社で実際に使用しているテンプレートをご紹介します。ダウンロードしてそのままご利用にできますが、文言は適宜適切に修正してください。

<依頼書ひな形>
依頼書ひな形のダウンロード

ポイント:項目ごとに簡潔に表記する

主催者名

補足としてどのような団体なのか、例えば企業であれば会社名だけでなくどのような事業をしている会社なのかを簡潔に書くとよいでしょう。

会合名(開催名・イベント名)

開催要項(会合の主旨)

上記記載の主催がどのような目的で、どのような人を対象に行う会なのかを簡潔に書きましょう。

希望内容

会合の主旨を開催要項に併記してもいいですが、どんなテーマの話を希望しているのか、講師に期待する話などリクエストがあるならば書き添えます。

日時

元号または西暦から入れましょう。曜日も入れるといいでしょう。時間は、講師に登壇いただく開始時間から終わりの時間までを入れるのが重要です。
講演会は通常90分間または60分間というのがスタンダードですが、90分と60分では話の構成やエピソードを変える必要があります。予め講師に時間がわかると話を組み立てやすくなりますし、場合によっては講師から質疑応答を入れたり、話を盛り上げたり、配布する資料などの有無が変わってくることもあります。時間は重要なポイントです。

会場

正式な会場の名称を記載しましょう。大きな施設など場合ホール名や会議室番号なども予めわかれば表記します。
住所や電話番号なども記載があるとよいでしょう。(講師が直接会場を訪ねる場合などカーナビなどの設定がスムーズだったり、タクシー移動などの場合でも間違いがありません。公共交通機関が最寄りにある場合は、書き添えるのもよいでしょう。(例えば●●駅からタクシーで約△分など)

受講者について

聴講されるかたの属性がわかるようなら具体的に表記するのが望ましいです。概ねの参加者数も入れるとよいでしょう。

謝礼

直接講師を手配する場合などは、きちんと謝礼についても記載するのが望ましいです。これだけのご講演料をお支払いしますということを依頼の時点でお伝えします。
もちろん「講演会インフォ」など講師紹介会社を通して依頼する場合は、その会社と主催者との契約になり、講師へ直接謝礼を支払うことはないので、講師への依頼書には謝礼の記載は不要です。

担当者名と連絡先

上記の項目を入れていれば、依頼された講師が困ることはありません。大事なのは相手への敬意を表し、講演して欲しいという意志を伝えること。万が一断られたとしても失礼のないように対応しましょう。
とくに面識のある相手や、過去に登壇のお願いをした方でも改まった文章を書くのがマナーです。礼儀正しく文章を書くことで快く引き受けてもらえるようになります。