講演会開催までどれくらい日程があるのかで、主催者側の動きはそれぞれ異なります。今回ご紹介する3つの状況ごとにどんな動きをするべきなのかを念頭に入れて、講演会を企画してください。

講演会開催までのスケジュール

すでに開催日が決まっている場合

すでに開催日が決まっているのであれば、余裕をもっていろいろと動くためには1年前くらいから動き出すのが理想的です。
周年事業や、記念日のように毎年開催する日にちが分かっている場合、開催日からさかのぼってスケジュールを組んでいきます。1年半~1年前くらいから会場を押さえ、半年前くらいまでには講師選定をしていくのが余裕をもったスケジュールだといえます。
大きな会場では約1年前から予約が可能なところがあるため、早めに会場を押さえることで円滑な運営が可能です。

講師に関しても、比較的早めに日程を確保できる方で1年半~1年前から日程確認ができるので、会場の予約と一緒に決めてしまってもかまいません。ただテレビなどよくメディア出演をされている講師は、半年~3か月前にならないと日程の確保ができない方もいます。

開催日が確定していない場合

講演会の開催日が確定していない場合は、概ねいつごろ開催するのかという想定からして動きます。
特に気をつけなくてはいけないのが、誰を受講者と想定しているかというのがスケジュールを組むうえでの要点となります。
なぜなら一般参加を広く募るような講演会では、遅くとも1か月半~2カ月前には告知広報をしなくてはいけないからです。告知が遅れると集客に影響を及ぼすために注意してください。

そして告知をするにはそれまでに日時・場所・内容(講師名や演題)が確定していなくてはなりません。そのうえで会合の主旨などを具体的なイメージをしてスケジュールを作っていきます。
講師が空いている日程で行うのか、会場が空いているところで行うのか、または主催者の都合で日程を決めるのかなどにより講演日の開催候補日を絞っていきます。

3か月前くらいから広報を始めると、余裕をもって告知できるでしょう。反対に社内イベントや関係者、特定の方々を対象に講演会を開催するのであれば、告知は2〜3週間前でも間に合うかもしれません。

急に開催をしなくてはいけない場合

講演会開催においてもっとも大事なのは「受講者・聴講者に何を届けるか」です。
あまりに急いで開催日まで時間がないような計画を立ててしまうと準備の時間がなくなり、満足度の低い講演会になりかねません。
とはいえ、状況によってはそうは言ってはいられない場合もあります。「講演会インフォ」としてはそのような緊急の場合でも可能な限りニーズにお応えできるように努力いたします。
もし講演会の企画や開催に不安がある場合は遠慮なくご相談ください。