講演会の準備が整ってきたところで、当日の進行表(タイムテーブル)を作成しましょう。進行表とは以下のようなものです。

全体スケジュール

11:00〜:運営スタッフ会場入り

  • 講演会資料など荷物の搬入
  • 開錠
  • 舞台準備
  • 看板設置
  • パソコン投影準備

12:00〜:舞台確認、照明や音響確認

  • 司会者会場入り 台本確認・マイクチェックなど
  • 講師会場入り→ 舞台の確認・進行確認

13:00〜:開場

14:00:開演

  • 開会あいさつ(司会者)
  • 講師紹介等
  • 講師登壇講演会開始
  • お礼のことば/講師退場

16:00:終演

講演会当日の流れを時系列で誰でも共有できる内容になっています。30分ごと、または1時間ごとに作業項目、内容を記載していきましょう。

上記だけでも進行していくうえで最低限のことは理解できますが、講演会のスケールが大きければ大きいほど関係者や作業する人が増えてきます。

可能であれば誰が(どのチーム)どんな作業をどこで行うのかを進行表に記載していくと、より詳細な様子が共有でき、進行がスムーズになります。

以下のタイムテーブルを参考に、担当者同士の共有作業を行いましょう。

<タイムテーブルひな形>
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