講演会の事前にスケジュール管理や役割分担、準備物など計画をしっかり立てていても、本番では思わぬトラブルが発生します。そんな時に対応や決断に遅れたりすると、より大きな事態を招くこともあります。

トラブルはできる限り小さいうちに収束させたいものですね。
そのためには起こりうるかもしれないことを事前に知っておくことが大切です。

講演会で実際によくある5つのトラブルとそれぞれの対応方法はこちら。

予定していた講師が来ない!

講演者や出演者が、何らかの理由で来られなくなるというケース。
代わりがきかない重要な出演者の場合、講演会自体をどうするのかを判断する必要があります。

〇会自体を中止(延期)にする
この判断は非常に難しいもの。返金処理やさまざまな対応にお客様をはじめ各所関係者にご迷惑をおかけすることになります。慎重に判断してください。

〇代替案を出す
主な対応は以下の通り。

  • 代わりの講演者に出演いただく。
  • 複数の講演者・出演者いる場合、その他の講演者だけで進行する。
  • 来られない理由が遅刻の場合は、時間をずらして開催する。
  • 物理的に来られない場合は、映像をオンラインでつないで出演してもらう。

いずれにしても本番までの時間がなければ厳しいものです。楽しみにしていた参加者の期待に沿えない可能性が十分にあります。

このトラブルを予防するために、登壇者の会場入り時間を開始ぎりぎりにするのではなく、ある程度余裕をもって会場入りしていただきましょう。もしその時点で何らかの理由で登壇者の方が来れないことがわかった場合でも、本番までの時間に少し余裕が出て対応できます。

司会者が来ない

外部の方に司会者を依頼している場合、何らかの理由で来れなくなる可能性も考えられます。講師や出演者の場合に比べ、司会は台本があれば代わりにやることはある程度可能ですので、会場にいるスタッフや関係者の中から代役を立てるかどうか早めに判断しましょう。

PCが動かない、音声が出ないなどの機材トラブル

いざ本番が始まった後に、PCからのプレゼンテーションが映らないことや、マイクの音が出ないなど、機材トラブルが発生することも考えられます。

対処としては、機材などの準備についてはプロのスタッフにお任せし、また講演会が始まる前に、本番環境で機材を実際に動かしリハーサルをしましょう。

それでもトラブルが発生してしまった場合、復旧がすぐにできるものについてはその場で対応、少し時間がかかるようであれば休憩を入れるなどで対応する時間を確保します。トラブルが発生したことによって、
講演の内容が来場者に伝わらないということがあってはいけません、臨機応変な対応が必要です。

天気が悪い場合

講演会はその日の天気次第で、来場者数が変動しがちです。特に無料開催のものなどはお天気によって来場者予測が下回ることも。
天気はどうすることもできない仕方のないことですが、台風や大雪で交通機関がマヒしていたり、会場地域に警報が出ている場合などは開始時間を遅らせたり、中止せざる得ないこともあります。地震などの大きな災害が発生した場合なども同様です。

ただし数日前から天気予報を確認して「何日の何時に」「誰が」「どのような判断を下すか」は事前に決められます。
事前に判断ができれば、開始時間の変更や中止の連絡はできるだけ早く参加者の方々に知らせる段取りをしましょう。

緊急時対応(火災、病人や怪我人の発生)

最も重要なのは参加者やスタッフの安全確保です。緊急時対応については発生時にどのような対応をするか「安全管理」を事前に決めていきましょう。

講演会開催の打ち合わせ時には、本番中に火災が発生したり、病人や怪我人が出た場合は誰に連絡、報告をし、どのような対応をするのかなど共有しましょう。このような事態の対応は、必ず会場の担当者と事前に確認します。

上記の以外にまだまだ色々なトラブルが想定できます。
トラブルを乗り換えるために大事な心がけとしては、以下の4つを覚えておいてください。

  • 冷静に対処する
  • 参加者の安全が第一
  • 参加者が快適に参加、過ごせること
  • 何かあった時に判断する人を決めておく

講師紹介の「講演会インフォ」に相談していただければ、今まで数多くの講演会の企画・サポートを行っているため、トラブル予防、対応についてのノウハウを豊富に持っております。無料相談を行っておりますのでお気軽にご連絡くださいませ。