講演会の会場を探すときには9つのポイントを意識すると失敗することはありません。講演会インフォは今まで◯◯の講演会の登壇のサポートをしてまいりました。現場でしかわからない問題を含めて会場選びのヒントにしてください。

【講演会の会場の選び方9つのポイント】

①予定する参加者に合った会場の広さ・規模

何より大事なのは会場の広さ、規模感です。想定している講演会の参加者人数によって選ぶ会場は大きく変わりますので、小規模(10人〜50人)や中規模(51人〜100人)、またはそれ以上(101人〜)のキャパシティがあるかどうかを確認してください。ちなみに大規模な会場を用意できる施設でも間仕切りをつけて小規模、中規模開催に対応できるところがあります。
注意しなければいけないのは、参加者同士の距離感です。無理やり会場の収容人数いっぱいで用意してしまうと隣同士の距離が狭く、参加者の満足度が下がってしまいます。とはいえ隣とのスペースが空き過ぎると会場が寂しく感じるので、会場の様子を紹介しているウェブサイトで他の講演会が開催されていた時の画像や動画などを確認することをおすすめします。

②アクセスの良さや駐車場

集客にも大きく影響を及ぼす会場へのアクセス。参加者側は、とにかく近場で場所がわかりやすかったり、電車やバスなどでのアクセスが便利だったりと簡便性を求めています。地方では駐車場があるかどうかも大きなポイント。アクセスの良さは講演会の動機にも関わってくるので慎重に選びましょう。
また会場までの到着時間は想定しますが、着いてからの駐車にかかる時間を想定している人はあまりいません。講演の開始時間ギリギリに来場し、駐車するスペースがなく困惑してしまう人が続出する可能性もありますので、駐車場の台数や近所の駐車場状況の把握、そして誘導人員の確保も視野に入れておきましょう。

③ 予算

条件にぴったりな会場を見つけたとしてもどうしても予算が合わない時があります。また開催時刻によって割高になってしまうケースもあります。(夜開催など)条件を優先するか、予算を優先するか非常に頭を悩ますことではありますが、一度施設に相談し交渉してみることも一つです。
会場費用にどうしても予算がかけられない場合は、社内の会議室を使ったり、公共の施設を利用して会場費用は抑えられますので検討してみましょう。

④設備の充実(音響や演出など)

会場の設備が充実しているかどうかを事前にチェックしましょう。マイクが有線なのか無線なのか、プロジェクターの端子がHDMIなのかVGAなのか、講師の資料で動画を流す場合、音声をどう流すのか、など細かい部分をチェックしてください。
講演会の事前に、講師にどういう演出でお話をされるのかを確認すると、希望する環境が整っているかどうか、こちらの希望を施設へ問い合わせできます。機器によっては有料オプションになる場合がありますので、その分も予算として計上しておきます。

⑤インターネット環境(wi-fiなど)

講演の内容によって講師がウェブサイトを閲覧したり、動画を配信するケースもあります。その場合スムーズにプロジェクターで再生させるためにもインターネット環境が整っているかチェックしましょう。Wi-Fiの場合、講演の参加者にも開放されていると講師の接続環境が悪くなることもありますので注意しましょう。(参加者には開放しない、または別のステルスを講師に用意するなど)

⑥急なトラブルや変更に対応できるか

講演会を開催する場合にもっとも多いのが急な変更やトラブル。多くの人たちが動くので想定外のこともよく起きます。事故やトラブルが起きた場合の連絡先、参加者数の変更による会場の座席レイアウトの変更などを施設側に対応していただけるか聞いておきましょう。講演当日にスタッフが不在の施設もありますので要チェックです。

⑦休憩の設定とアナウンス

長時間講演の場合、休憩を挟む場合があります。講師が一人で休憩が取れる控え室があると非常に喜ばれ、休憩後の登壇のパフォーマンスが変わってくるでしょう。ケータリングサービスがあるとさらに便利です。
また会場によってはロビーや休憩スペースがあるかもしれませんが、大人数が同じタイミングで動くため混雑が予想されます。混乱をきたさないようにしましょう。とくに女性トイレが混雑になりやすいので、再開のタイミングのアナウンスはしっかりと行いましょう。

⑧分煙

休憩スペースと同じように、会場が分煙化されているかどうかもチェックしましょう。喫煙スペースが別で用意されているかどうかで参加者の満足度にも影響が出ます。臭いの問題が必ずあるので、会場に入る扉の近くに誰でも使える消臭スプレーを用意していると参加者の評価も上がります。

⑨下見ができるか(雰囲気の確認)

下見ができる施設かを確認してください。ウェブサイトの情報だけでは会場の雰囲気がつかみづらく、実際に使用してみると老朽化しており、想像していた雰囲気と違うこともよくあります。新しい施設が必ず満足度が高いというわけではありませんが、可能な限り下見をし、イメージに近いかどうかを確かめることをおすすめします。
講演会インフォでは主催者の講演会に関するお悩み、不安をお聞きし、適切なアドバイスを無料で行なっております。講師の派遣も含めてサポートいたします。